Qu'est-ce que la fiche de police ?
La fiche individuelle de police est un formulaire que l'hébergeur fait remplir et signer à ses clients de nationalité étrangère. Elle est prévue par le Code de l'entrée et du séjour des étrangers (CESEDA, articles R814-1 à R814-3) et son contenu est fixé par un arrêté du 1er octobre 2015.
Elle sert à la police et à la gendarmerie, qui peuvent la consulter dans des cas précis. Elle n'est pas envoyée automatiquement : c'est l'hébergeur qui la conserve.
Qui doit la faire remplir ?
Tout loueur d'hébergement touristique, qu'il soit professionnel ou particulier :
- hôtels et résidences de tourisme ;
- villages de vacances et maisons familiales ;
- campings ;
- chambres d'hôtes et gîtes ;
- meublés de tourisme, y compris ceux loués par des particuliers sur Airbnb, Booking ou Abritel.
La location nue et la location meublée de longue durée ne sont pas concernées. Passer par une plateforme ne dispense pas de l'obligation : l'hôte reste responsable.
Pour quels clients ?
Pour tous les clients de nationalité étrangère, y compris les ressortissants de l'Union européenne. Un voyageur belge, allemand ou italien doit donc remplir sa fiche, comme un voyageur américain ou japonais.
Chaque adulte étranger a sa propre fiche. Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche de l'adulte qui les accompagne. Les clients français ne sont pas concernés.
Si un client refuse de remplir sa fiche, l'hébergeur peut refuser la location.
Les 6 mentions obligatoires
- Nom et prénoms
- Date et lieu de naissance
- Nationalité
- Domicile habituel
- Numéro de téléphone mobile et adresse e-mail
- Date d'arrivée et date de départ prévue
Le numéro de la pièce d'identité ne fait pas partie de la liste. La CNIL rappelle que seules ces informations doivent être collectées.
Quand et comment la remplir
La fiche est remplie et signée par le client dès son arrivée. Elle peut être dématérialisée : un formulaire numérique signé électroniquement remplace le papier.
Conservation et remise aux autorités
Les fiches sont conservées 6 mois. Elles ne sont remises qu'à la police ou à la gendarmerie, et uniquement sur leur demande, pour l'un de ces trois motifs :
- la prévention des troubles à l'ordre public ;
- une enquête judiciaire ;
- la recherche dans l'intérêt des personnes.
La remise peut se faire par voie électronique. Les fiches ne doivent être communiquées à personne d'autre. Le client doit être informé de son droit d'accès et de rectification.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Photocopier ou scanner la pièce d'identité : la CNIL indique que l'hôtelier peut demander à la voir, pas en faire une copie.
- Collecter le numéro de la pièce ou d'autres informations non prévues.
- Garder les fiches indéfiniment.
- Les transmettre à un partenaire ou à une plateforme.
Les sanctions
Les sources officielles consultées ne chiffrent pas précisément la sanction. Plusieurs sites spécialisés évoquent une contravention de 5e classe, soit jusqu'à 1 500 € par fiche manquante.
Ce montant n'est pas confirmé par une source officielle à jour. Faites-le vérifier par un professionnel du droit.
La faire en numérique avec Idkey
Avec Idkey Pro, le voyageur remplit et signe sa fiche sur son téléphone, au comptoir ou avant d'arriver. Nom, naissance et nationalité sont lus sur sa pièce, il complète son domicile et ses coordonnées. Vous recevez une fiche complète, vérifiée, conservée chiffrée 6 mois puis effacée, et vous la remettez aux autorités en quelques clics si elles la demandent.
- Service-Public Entreprendre, fiche individuelle de police
- CNIL, fiche individuelle de police pour les clients étrangers
- CNIL, un hôtelier peut-il faire une copie de ma pièce d'identité ?
- GHR, la fiche de police
Ce guide est informatif et ne remplace pas un conseil juridique.